No Shows beu? 10 tips om No Shows met 40% te verminderen
Beauty & Lifestyle businesscoach Vicky Vermeiren gaf op maandag 22/04 opnieuw een heel leerrijk webinar. Daarin deelde ze waardevolle inzichten en gaf tips die je direct kunt toepassen in jouw salon. Laten we eens kijken naar enkele van de belangrijkste lessen die we hebben geleerd en hoe je deze kunt gebruiken om No Shows te verminderen.
1. No Show = Minder Omzet!
Dat een No Show resulteert in minder omzet is duidelijk voor iedereen. Maar wist je dat 1 No Show per week jou gemakkelijk €3120 per jaar kost?!
1 No Show per week = €3120 per jaar minder omzet!
(€65 x 48 werkweken)
Dit bedrag verdubbelt eigenlijk omdat een No Show vaak een nieuwe afspraak inneemt die eigenlijk voor een andere klant was bedoeld. Dit benadrukt nogmaals hoe cruciaal het is om No Shows zoveel mogelijk te vermijden.
2. Wanneer is iemand een No Show?
Simpel gezegd, het is wanneer een klant binnen een bepaalde tijd - bijvoorbeeld 24, 36, 48 of 72 uur - zijn afspraak annuleert (en deze tijd bepaal jij). Of helemaal niet komt opdagen. Deze regels rond No Shows zijn van groot belang en je hebt de vrijheid om ze te bepalen en vast te leggen in jouw algemene voorwaarden.
Natuurlijk zijn er altijd uitzonderingen. Stel je voor, een trouwe klant die vanwege ziekte haar afspraak moet annuleren. Daar kun je begrip voor tonen en een uitzondering maken.
3. De oplossing tegen No Shows
Een lege agenda is het laatste wat je wilt als salon eigenaar. Gelukkig zijn er tal van tips en trucs die je kunt toepassen om die lege plekken te minimaliseren. Hier zijn enkele slimme strategieën die je kunt implementeren met behulp van Optios salon software.
1. Bevestiging en herinnering via E-mail
Verminder No Shows door klanten te bevestigen en hen te herinneren aan hun afspraak via e-mail. Zorg ervoor dat je een redelijke tijd instelt voor het versturen van herinneringen, zodat klanten nog genoeg tijd hebben om eventueel te annuleren en een ander de kans te geven om die plek in te nemen.
2. Bevestiging en herinnering via SMS
Voor klanten die hun e-mails niet regelmatig controleren, of voor degenen zonder e-mailadres, kan het sturen van een SMS-herinnering een effectieve optie zijn. Overweeg ook de optie om automatisch een SMS te versturen als de klant de e-mail niet op tijd leest.
3. Gebruik een No Show E-mail
Naast bevestigings- en herinneringsmails kun No Show e-mail instellen je ook een No Show e-mail instellen. Dit kan dienen als een vriendelijke herinnering aan de klant en het benadrukt nogmaals de consequenties van het niet nakomen van afspraken. Dit kan je eenvoudig instellen via de Optios software.
4. Registreer No Shows
Zorg ervoor dat je No Show klanten registreert in het Optios systeem. Op die manier kun je bij een volgende afspraak snel contact opnemen om de reservering te bevestigen of uit je agenda te halen.
5. Wees persoonlijk
Persoonlijke communicatie is essentieel. Klanten zijn meer geneigd om op tijd te komen of tijdig te annuleren als ze het gevoel hebben dat er een persoonlijke band is. Maak afspraakbevestigingsberichten kort en nauwkeurig, maar probeer ook de klant bewust te maken van de waarde van hun tijd en jouw speciale aandacht voor hen.
6. Vraag een (online) voorschot
Wil je zeker zijn van (een deel van ) je inkomsten? Vraag een voorschot wanneer klanten online of telefonisch een afspraak maken. Dit zorgt ervoor dat de klant al een deel van de behandeling heeft betaald en dus meer geneigd is om op te komen dagen. Je bepaalt in de software zelf wie, voor wat en hoeveel het voorschot is. Zo kan je dit bijvoorbeeld enkel vragen aan nieuwe klanten, of specifieke klanten of enkel voor lange en dure behandelingen, …
7. Bied abonnementen aan
Overweeg om prepaid-pakketten of abonnementen aan te bieden aan klanten die regelmatig afspraken missen. Op deze manier betalen ze vooraf voor een reeks afspraken, wat de kans op No Shows vermindert.
8. Stel duidelijke annulatievoorwaarden in
Gebruik algemene voorwaarden om No Shows te voorkomen.
Zorg ervoor dat klanten akkoord moeten gaan met jouw annulatievoorwaarden voordat ze een afspraak kunnen maken.
Communiceer deze op jouw website, sociale media, bevestigingsmails, … Herhalen, herhalen, herhalen is de boodschap.
9. Maak annuleren of verplaatsen makkelijk
Geef klanten de mogelijkheid om zelf hun afspraken online te annuleren of te verplaatsen via jouw online reservatie. Stel duidelijk in hoeveel dagen van tevoren dit kan, en communiceer dit ook in de bevestigings- en herinneringsmails.
10. Bied Last-minute afspraken aan
Als er een plekje vrijkomt in je agenda, bied dit dan snel aan als last-minute afspraak. Maak gebruik van social media om deze last-minute mogelijkheden te delen en je agenda toch nog te vullen.
“De last-minutes functionaliteit is absoluut mijn favoriete feature bij Optios.
Als er plotseling een annulering is, kunnen we die vrije plek direct beschikbaar stellen en snel delen op ons Instagram-profiel. Hierdoor wordt de vrijgekomen tijd in onze agenda vrijwel altijd weer benut. Zo verliezen we geen kostbare tijd en kunnen klanten soms onverwacht snel een afspraak maken.”
Door deze strategieën toe te passen, kun je No shows verminderen en de bezettingsgraad van je salon optimaliseren.
Met Optios salon software wordt het beheren van je agenda en het communiceren met klanten een stuk eenvoudiger, waardoor je meer tijd hebt om je te richten op het leveren van uitstekende service aan je klanten.
Klaar om het zelf te ontdekken? Maak een gratis test account aan. Deze is vrijblijvend en stopt automatisch na 14 dagen ✔️
Heb je vragen over de Optios salon software? Wil je graag weten welke features de software omvat en wat de prijzen zijn? Er zijn verschillende pakketten, zo kan je het pakket kiezen dat past bij jouw noden.
Een collega laat het je graag zien tijdens een gratis demo (digitaal of ter plaatse in jouw salon!)